Um eine bestehende E-Mail-Adresse deiner Domain (name@meinedomain.de) mit Microsoft 365 zu verknüpfen und sie in Teams, Zoom und anderen Microsoft-Diensten außenwirksam nutzen zu können, musst du die E-Mail-Adresse als primäre Benutzeradresse in Microsoft 365 einrichten. Dabei zieht deine E-Mail dann zu Microsoft 365 um. Deine Domain bleibt aber weiterhin bei deinem alten Provider. Wenn du jetzt z.B. in Teams zu einer Besprechung einlädst, werden deine Kunden nicht mehr von name@meinedomain.onmicrosoft.com eingeladen, sondern mit deiner offiziellen Adresse name@meinedomain.de, was aus meiner Sicht deutlich professioneller ist. Man spricht bei diesem Vorgang auch von einer Migration.

Ein weiterer Vorteil liegt darin, das du die Dienste wie Kalender, Aufgabenlisten usw. vollumfänglich mit deiner eigenen E-Mail Adresse nutzen kannst.

Es gibt dabei einiges zu beachten. Legen wir los….

Backup der E-Mails

• wenn der Vorgang abgeschlossen ist, wird bei MS 365 eine leere Mailbox unter name@meinedomain.de angelegt
• um keine Nachrichten zu verlieren, legen wir zu erst eine Sicherung an
• nutzt du bereits Outlook, dann kannst du deine Mailbox (name@meinedomain.de) als .pst Datei lokal auf deinem PC speichern
  • Datei -> Öffnen und Exportieren -> Importieren/Exportieren
  • -> In Datei exportieren -> Outlook Datendatei (.pst)
  • -> ganzes Postfach oder nur einzelne Ordner auswählen
• eine weitere Möglichkeit besteht darin alle E-Mails und Ordner in ein anderes IMAP Konto zu kopieren, später können diese dann zurückkopiert werden
• die dritte Möglichkeit ist die Nutzung des Office 365 Migration Tools

Domain mit Microsoft 365 verknüpfen

• Besitz der eigenen Domain bestätigen
• Melde dich im Microsoft 365 Admin Center an:
  https://admin.microsoft.com
• Einstellungen > Domänen > Domäne hinzufügen.
  • gib deine Domänennamen ein (z. B. meinefirma.de) und folge den Anweisungen und lade z.B. die Textdatei in den Root-Ordner deiner Domain hoch
  • Bsp. anhand einer Textdatei, die in den root-Ordner des Webspace der eigenen Domain hochladen wird

• DNS-Einträge aktualisieren:
  • Microsoft zeigt dir die notwendigen DNS-Einträge, die du bei deinem Domain-Provider konfigurieren musst (z. B. MX, TXT, CNAME)
  • diese Einträge leiten die E-Mail Dienste von deinem Provider zu MS 365 um

• Auswahl von Exchange und Exchange Online Protection
• Änderung der DNS-Einstellungen, die Schritte sind je nach Provider etwas unterschiedlich

Änderung der DNS-Einstellungen der Domain am Beispiel von All-Inkl.com

• einloggen im KAS
• Domain -> Bearbeiten -> DNS-Einstellungen dieser Domain
• MX / CNAME / TXT Einträge ergänzen / abändern
  • wichtig ist hier den alten MX / TXT (v=spf1) Eintrag vom eigenen Provider zu löschen / zu ändern
  • es dürfen keine doppelten Einträge vorhanden sein

• anschließend die Einrichtung im MS 365 Admin Center abschließen

Neue Domain als Benutzer für MS 365 hinterlegen

• bei Ersteinrichtung von MS 365 wird eine E-Mail-Adresse / Benutzername im Format name@deinwunschname.onmicrosft.com angelegt
• um diesen jetzt in ein Format wie name@meinedomain.de zu ändern, legen wir zu erst einen Alias an (Alternativ kann auch ein neuer Benutzer angelegt werden)
  • Microsoft 365 admin center -> Benutzer -> Aktive Benutzer -> Auf Benutzernamen klicken -> Benutzer und E-Mail verwalten
  • Aliase -> Benutzernamen ausfüllen (name) -> Domänen -> neu hinzugefügte Domain auswählen
  • hinzufügen
  • Drei-Punkte-Menü neben neuem Alias anklicken -> In primäre E-Mail ändern
• nach Übernahme der Änderungen muss man sich neu bei MS 365 anmelden
  • Benutzername: name@meinedomain.de
  • Kennwort: Kennwort von name@deinwunschname.onmicrosft.com
• jetzt tritt man nach außen (z.B. bei Teams mit seiner eigenen Domain auf und die E-Mail-Adresse ist zu MS 365 umgezogen)

Rücksicherung der E-Mails

• der letzte Schritt ist jetzt die Rücksicherung der E-Mails
• Variante .pst Datei
  • Outlook öffnen
  • Datei -> Öffnen und Exportieren -> Outlook-Datendatei öffnen -> Speicherort der .pst Datei auswählen -> öffnen
  • jetzt wird ein neues Postfach eingebunden -> Outlook-Datendatei
  • E-Mails von Outlook-Datendatei zum eigenen Postfach kopieren / verschieben
  • Rechtsklick auf einen Ordner -> Kopieren -> Zielordner auswählen