Standardmäßig werden E-Mails, die aus einem Freigegebenen Postfach gesendet werden, im persönlichen Ordner „Gesendete Elemente“ des Absenders gespeichert, nicht im Ordner „Gesendete Elemente“ des geteilten Postfach selbst. Um gesendete E-Mails im geteilten Postfach zu speichern, müssen Administratoren die Einstellungen des Postfachs ändern.

Am einfachsten geht dies über die Powershell.

Online-Shell von Exchange online verbinden

• Powershell starten und mit Online-Shell von Exchange-online verbinden
• das entsprechende Modul für Powershell muss einmalig, falls noch nicht eingerichtet, installiert und geladen werden

Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement
Import-Module ExchangeOnlineManagement

• Anschließend verbinden wir uns mit der Exchange-online Shell unseres Tenant
• nach EIngabe des Befehls kommt ein Webfenster mit eine Microsoft-Konto Anmeldung, hier mit de entsprechenden Admin Account anmelden

Connect-ExchangeOnline # Folgen Sie den Anweisungen zur Authentifizierung

• das folgende Script setzt die Einstellung zum speichern der Emails für die Deligieung „Senden als“ und „Senden im Auftrag von“ für alle Postfächer

# Ruft alle freigegebenen Postfächer im Tenant ab
# und aktualisiert die Einstellungen für gesendete Elemente

Get-Mailbox -RecipientTypeDetails SharedMailbox -ResultSize Unlimited | ForEach {
    Write-Host "Verarbeite freigegebenes Postfach: $($_.DisplayName)"

    # Speichert E-Mails, die mit "Senden als" gesendet wurden, im freigegebenen Postfach
    Set-Mailbox $_.Identity -MessageCopyForSentAsEnabled $true

    # Speichert E-Mails, die mit "Senden im Auftrag von" gesendet wurden, im freigegebenen Postfach
    Set-Mailbox $_.Identity -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

    Write-Host "Einstellungen für $($_.DisplayName) aktualisiert."
}

Write-Host "Alle freigegebenen Postfächer wurden verarbeitet."