Microsoft Teams ist die zentrale Plattform für Projektkommunikation in Microsoft 365 Standard. Chat, Videokonferenzen, Dateiablage und Zusammenarbeit sind hier in einer App vereint – perfekt für Teams, die Projekte effizient steuern möchten. Microsoft Teams bündelt alle Kommunikationswege eines Projekts in einer App. Dadurch sparen Teams Zeit, reduzieren E-Mail-Fluten und behalten jederzeit den Überblick über Aufgaben, Dateien und Meetings.
Die Kommunikation wird mittels einzelnen Teams, die wiederum einzelne Kanäle enthalten, organisiert.
Allgemeines
Das Team
Das Team ist die oberste Ebene. Es ist eine Sammlung von Personen, Inhalten und Tools, die zusammen an einem gemeinsamen Ziel oder in einem bestimmten Bereich arbeiten (z.B. eine Abteilung, ein Projekt oder eine Arbeitsgruppe). Wenn du ein Team erstellst, legst du eine Gruppe von Menschen fest, die Zugriff auf die gleichen Ressourcen haben sollen. Im Hintergrund wird dazu, wie ich bereits erklärt habe, eine Microsoft 365-Gruppe erstellt.
- Beispiel: Ein Team namens „Marketingabteilung“ oder „Projekt Alpha“.
Der Kanal
Ein Kanal ist eine thematische Unterteilung innerhalb eines Teams. Er dient dazu, Gespräche, Dateien und Besprechungen zu bestimmten Themen zu organisieren, damit nicht alles im gleichen Chat-Feed landet. Die Kanäle sind der Ort, an dem die eigentliche Arbeit erledigt wird.
- Beispiel: Im Team „Marketingabteilung“ könntest du Kanäle für „Produkt-Kampagne 2025“, „Social Media“ und „Allgemeine Diskussionen“ erstellen.
Kurz zusammengefasst:
- Team: Wer ist dabei? (Die Gruppe von Personen)
- Kanal: Worüber wird gesprochen? (Das spezifische Thema oder Projekt)
Ein Team ist der Container, und die Kanäle sind die einzelnen Bereiche innerhalb dieses Containers, die helfen, die Arbeit zu strukturieren und die Kommunikation übersichtlich zu halten.
Was beeinhaltet ein Team?
Wenn du in Microsoft Teams ein neues Team erstellst, passiert im Hintergrund mehr, als man auf den ersten Blick sieht. Teams ist nämlich nicht nur eine eigenständige App, sondern eng mit anderen Diensten in Microsoft 365 verknüpft.
Hier ist eine Übersicht, was genau im Hintergrund angelegt wird:
Microsoft 365-Gruppe
Das ist das Kernstück. Jedes neue Team in Microsoft Teams erstellt automatisch eine Microsoft 365-Gruppe (früher Office 365-Gruppe). Diese Gruppe fungiert als Container für alle Mitglieder und Dienste, die mit dem Team verbunden sind.
Die M365-Gruppe bietet folgende Vorteile:
Einheitliche Identität: Sie erhalten eine Gruppen-E-Mail-Adresse und einen gemeinsamen Kalender.
Zentrale Mitgliedschaftsverwaltung: Alle Mitglieder des Teams sind auch Mitglieder der M365-Gruppe. So haben sie automatisch Zugriff auf alle zugehörigen Dienste.
SharePoint-Teamseite
Jedes Team bekommt eine eigene SharePoint-Teamseite. Diese Seite dient als primärer Speicherort für die Dateien, die in den Kanälen des Teams geteilt werden.
Website-Funktionen: Der Team-Besitzer kann auch die SharePoint-Seite anpassen, Webseiteninhalte erstellen und das Team-Notizbuch verwalten.
Dokumentenbibliothek: In der SharePoint-Seite wird eine Dokumentenbibliothek erstellt. Jeder Kanal im Team erhält dort einen eigenen Ordner, um die Dateien zu organisieren.
Exchange Online-Postfach und Kalender
Die M365-Gruppe hat ein eigenes Gruppenpostfach in Exchange Online. Dieses Postfach wird für die Gruppen-E-Mail-Adresse verwendet, die zum Beispiel für Benachrichtigungen genutzt wird. Außerdem wird ein gemeinsamer Kalender erstellt, den alle Teammitglieder sehen und nutzen können, um Termine zu planen.
OneNote-Notizbuch
Für jedes Team wird standardmäßig ein OneNote-Notizbuch angelegt. Dieses Notizbuch ist für alle Mitglieder zugänglich und kann für Besprechungsnotizen, Brainstorming oder das Sammeln von Ideen genutzt werden. Du findest es oft als separaten Reiter im Team.
Projektkanäle einrichten
- Lege für jedes Projekt einen eigenen Kanal an, z. B. „Website-Relaunch Q4“.
- Es sollten mehr Kanäle und weniger Teams verwendet werden, um die Verwaltung im Hintergrund, Stichwort Sharepoint, zu erleichtern.
- Unterkanäle können spezielle Themen oder Aufgabenbereiche abbilden.
- Vorteil: Alle Diskussionen und Dateien bleiben thematisch geordnet und leicht auffindbar.
Chats und Besprechungen
- Threads: Halten Diskussionen zu einzelnen Themen gebündelt.
- Video-Meetings & Calls: Direkt aus dem Kanal starten, auch mit externen Partnern.
- Kalenderintegration: Termine synchronisieren sich automatisch mit Outlook.
Dateien und Zusammenarbeit
- Hochgeladene Dateien werden automatisch in SharePoint gespeichert.
- Mehrere Teammitglieder können Dokumente gleichzeitig bearbeiten.
- Kommentare und Erwähnungen halten alle Beteiligten auf dem Laufenden.
Praxis-Tipps für Projektmanagement
- Projektstatus täglich aktualisieren: Kurze Updates im Kanal posten, damit alle auf dem gleichen Stand sind.
- Aufgaben verlinken: Planner-Aufgaben direkt im Kanal anpinnen.
- Besprechungen effizient gestalten: Agenda vorher teilen und Protokolle in OneNote speichern.
- Thread Ansicht für bessere Übersicht einstellen. (Kanal bearbeiten -> Threads)