Microsoft OneDrive ist der persönliche Cloud-Speicher in Microsoft 365 Standard. OneDrive ist ideal, um Dokumente sicher abzulegen, jederzeit darauf zuzugreifen und sie bei Bedarf mit Kollegen zu teilen. OneDrive sollte nur für die persönliche Dateiablage genutzt werden. Sollten Dateien im Unternehmen oder im Team von mehreren Personen bearbeitet werden, bietet sich dafür SharePoint an. Hier kann eine zentralere Rechteverwaltung realisiert werden, was bei OneDrive schnell unübersichtlich werden kann.

Allgemeines

Dateien speichern und organisieren

• Dokumente, Tabellen, Präsentationen oder Projektpläne direkt in OneDrive speichern.
• Ordnerstruktur nach Projekten oder Themen einrichten.
• Vorteil: Alle wichtigen Dateien sind zentral und jederzeit verfügbar.

Ordnerstruktur

• zunächächst Namenskonvention festlegen, dann Ordnerstruktur erstellen
• 30 Minuten investierte Zeit für die Planung, spart später Stunden der Neuorganisation
• Ordner nummerieren um Struktur zu schaffen
• erste Ebene nicht mehr als maximal 10 – 15 Ordner
  
• Beispielstruktur
  • 1 – Unternehmen
  • 2 – Persönlich
  • 3 – Projekte
  • 4 – Wiki
  • 5 – Weiterbildung
  • 6 – Medien
  • 7 – Notizbücher
  • 8 – Vorlagen
  • 9 – Archiv

Freigabe und Zusammenarbeit

• Dateien mit Teammitgliedern oder externen Partnern teilen.
• Berechtigungen flexibel vergeben (nur Ansicht oder Bearbeitung).
• Vorteil: Zusammenarbeit ohne lokale Kopien oder Versionskonflikte.
  
• Freigabe im Datei Explorer
  • Rechtsklick auf Ordner / Datei / Freigabe
  • Bearbeitungsrechte
    (kann bearbeiten, kann anzeigen, Download nicht mgl.)
  • Linkeinstellungen
    Jeder / Personen im Unternehmen / Personen mit vorhandenem Zugriff / ausgewählte Personen (extern)
    ggf. Ablaufzeit / Kennwort

Integration mit anderen Apps

• Dateien aus Teams, SharePoint, Word, Excel oder Planner direkt in OneDrive speichern.
• Echtzeit-Bearbeitung und Synchronisation über mehrere Geräte hinweg.
• Vorteil: Alle Teammitglieder arbeiten stets mit der aktuellen Version.

Praxis-Tipps für Projektmanagement

1. Ordnerstruktur: Nach Projekten und Phasen gliedern, z. B. „Projekt X / Phase 1 / Dokumente“.
2. Freigabe gezielt steuern: Nur Projektbeteiligte erhalten Zugriff.
3. Synchronisation nutzen: Dateien offline bearbeiten und automatisch synchronisieren lassen.

Konfiguration

Lokal im Explorer

• Rechtsklick auf Ordner / Datei
  • Ordnerfarbe
  • Berechtigungseinstellungen
  • Freigabe