Microsoft Outlook ist mehr als nur ein E-Mail-Programm. Für Projekte ist Outlook das zentrale Tool, um Termine zu koordinieren, Aufgaben zu planen und die Kommunikation mit dem Team zu strukturieren.

Allgemeines

E-Mails für Projektkommunikation

• Senden und empfangen von Projekt-E-Mails direkt in Outlook.
• Wichtige Nachrichten können mit Kategorien markiert oder als Aufgaben weitergeleitet werden.
• Vorteil: Keine Informationen gehen verloren, alle Projektbeteiligten bleiben informiert.

Kalender und Terminplanung

• Gemeinsame Kalender für Projektteams einrichten.
• Besprechungen direkt aus Outlook planen und automatisch Teams-Links einfügen.
• Terminerinnerungen und wiederkehrende Meetings sorgen für bessere Organisation.

Aufgaben und Fristen

• Aufgaben direkt aus E-Mails erstellen und an Planner oder To Do übergeben.
• Fristen, Prioritäten und Erinnerungen helfen, Deadlines einzuhalten.
• Übersicht über persönliche und Team-Aufgaben sorgt für klare Verantwortlichkeiten.

Praxis-Tipps für Projektmanagement

1. Teamkalender nutzen: Alle wichtigen Meetings, Deadlines und Meilensteine sichtbar machen.
2. E-Mail-Regeln: Automatisches Sortieren von Projektmails spart Zeit.
3. Integration: Aufgaben und Termine mit Teams und Planner verknüpfen, um Redundanz zu vermeiden.

Konfiguration

1. Signatur einrichten
   -> Datei – Optionen – Email – Signaturen
   -> Speicherort – C:\Users\[USER]\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures
2. linke Navigationsleiste anpassen
   -> Weitere Apps oder Ordner für Schnellzugriff hinzufügen
3. Aufgabenleiste im Kalender hinzufügen
   -> Kalender – Ansicht – Aufgabenleiste – Aufgaben
4. Terminplanungsumfrage
   -> neue Email – Kontakte hinzufügen – Neue Terminabfrage
5. Aufgaben direkt mit To Do öffnen
   -> Optionen – Aufgaben – Aufgaben in der To Do-App öffnen
6. Regeln erstellen in Outlook Web erstellen, damit diese immer serverseitig ausgeführt werden, ansonsten werden diese nur lokal auf dem Gerät ausgeführt auf dem sie erstellt wurden